Es el punto inicial para que se produzca una asesoría, el consultor es requerido por algún representante de la organización para encontrar soluciones a algún problema visualizado en la organización. En esta etapa se acordara el tema a abordar, la forma y el alcance de los resultados.
En la entrevista: se especificara la demanda y expectativas que tiene el cliente. Se darán a conocer las ventajas y limitaciones de las posibles alternativas de intervención y del diagnóstico. Es necesario definir el problema factible de abordar en la intervención.
DIAGNÓSTICO
En él se define la situación actual de la organización (potencialidades, dificultades, áreas críticas), lo que permite llevar a cabo una intervención efectiva, siendo la fase inicial de cualquier cambio organizacional.
En esta fase, se puede percibir que si no hay una decisión efectiva del trabajo a realizar es mejor no iniciar el proceso, por ejemplo, si se desea mantener el estado dentro de la organización por parte de los directivos.
Los cambios más evidentes del diagnóstico se distinguen:
Expectativas de cambio: en esta etapa las personas tras una evaluación se preparan para los cambios futuros. Sus actitudes resultaran favorables o no al proceso. Se realizaran entrevistas, encuestas y técnicas de diagnóstico para desarrollar expectativas positivas frente a los cambios. Se espera que éstas sean consideradas en la implementación de los cambios. Toma de conciencia y visualización de problemas: puede suceder que algunas situaciones antes eran imperceptibles, pero ahora son visualizadas para ser solucionados en alguna medida. Es importante señalar lo siguiente respecto al diagnóstico:
Es importante mencionar que el diagnóstico por sí mismo es un acto de intervención, en que la organización ya no es la misma.
El consultor debe ser claro en la exposición de la necesidad del diagnóstico y que solo conviene realizarlo cuando existe voluntad y deseo de conocer las situaciones y diferentes opiniones de los que conforman la organización.
La identificación de la contraparte es necesaria, puesto que conocer su nivel de decisión y su relación con los directivos es reconocer en parte las limitantes que se pueden presentar en el proceso. Por ejemplo: hay personas que quieren que la asesoría los valide en sus intereses con el alto mando. Las negociaciones en que se involucra un representante del sistema son mejores para que exista mayor compromiso, pero el consultor no puede ser partícipe - en su rol - de un proceso de poder dentro de la organización.
El contrato:
Este documento permite esclarecer las expectativas, consecuencias y efectos del diagnóstico. Debe ser con objetivos generales y con un cronograma flexible.
Las consideraciones psicológicas del contrato refieren al grado de importancia que el alto mando le otorga a la consultoría. Si el interés es pequeño, habrá retrasos y menor disposición. Se acuerdan los métodos de trabajo, el cliente conoce los riesgos posibles.
El proyecto:
Es el escrito tras el contrato, que permite tener un testimonio de los resultados de éste: plazos, objetivos y costos. El proyecto debe constar con la evaluación del directorio para decidir si se lleva a cabo el diagnóstico.
Consta de dos etapas:
Objetivos: éstos deben tener claro la importancia del diagnóstico.
Evaluación: el consultor debe crear expectativas acordes a los resultados que se espera obtener.
Si es necesario, en el proyecto se redefine el problema.
El autor señala la importancia de dejar constancia a través de un informe un escrito que respalde la redefinición del problema planteado por el profesional y los lineamientos que éste seguirá para el tratamiento del mismo. Así como explicar que el problema presentado por la organización puede constar de varias aristas, las que no necesariamente serán tratadas en sus totalidad, pues el equipo de consultaría sólo puede tratar ámbitos de su competencia, en caso que la problemática de la empresa no tenga relación con el desarrollo organizacional no es necesaria la elaboración de un proyecto de intervención. Todo lo anterior significa que la empresa tenga claridad respecto al trabajo a realizar por el equipo de consultaría.
Con la finalidad de hacer parte a la empresa de los objetivos propuestos se deben entrelazar la demanda con el diagnostico realizado por el equipo consultor, esto es vital para el adecuado desarrollo de la puesta en practica de la intervención además de mantener en el futuro las recomendaciones del DO. En esta etapa se debe concientizar que éste no es un diagnóstico externo, sino un autodiagnóstico – construido en base a lo expresado por los integrantes de la organización – por lo mismo su éxito depende de la participación de todos los integrantes, por lo que la retroalimentación debe ser parte constante del proceso con los diferentes niveles jerárquicos de la organización. Es provechoso explicitar estas condiciones en los objetivos del proyecto.
En cuanto a la metodología, Rodríguez (2004) resalta la necesidad de hacer explicita la metodología, aclarando en detalle los procedimientos – entrevistas, seminarios, aplicación de cuestionarios, entre otros – a utilizar. Para la organización el contar con esta información les permitirá planificar la dotación de personal que mantenga el normal funcionamiento de ésta. La clarificación de la metodología disipa dudas o temores respecto a los temas a tratar con los integrantes de la organización y al mismo tiempo sirve para no generar falsas expectativas.
Cronograma y los Plazos:
La planificación presentada por el equipo consultor a la organización debe contar con un claro cronograma que señale los plazos en que se realizara en diagnóstico, señalando las actividades a realizar en las diferentes etapas. Rodríguez (2004) aconseja que la carta de navegación se haga en base a semanas y meses, desestimando el cálculo de horas y días, esto por la tensión que podría provocar el atraso en las actividades, ya que las empresas son muy exigentes con el cumplimiento de los plazos y habitualmente demoran la entrega de información.
Costos y Formas de Pago:
Todo trabajo realizado debe contar con su recompensa, en este caso los costos y formas de pago deben acordarse con la organización que solicita los servicios del equipo consultor dejando en claro los costos de implementación que serán de cargo de la organización y los que serán del equipo – como materiales de apoyo, alimentación, etc. –. Del mismo modo se debe dejar constancia de la forma y día de pago.
Equipo Consultor:
Todo contratación está sujeta a la verificación de los antecedentes de quien ofrece el servicio, es por ello que se debe indicar en el escrito del proyecto la individualización del equipo consultor señalando sus antecedentes relevantes y especialización atingente al desarrollo del proyecto, esta es una forma de dar tranquilidad respecto a las capacidades e idoneidad del equipo para realizar la labor encomendada.
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